Pakket C: Overhead

Het pakket overhead werkt integraal samen en is ondersteunend en adviserend aan de organisatie en het college van Dronten. In dit pakket vallen de activiteiten die zorgen voor de faciliteiten om te kunnen werken, systemen werkend (en bruikbaar) te houden en te adviseren in het primaire proces. Tot dit pakket behoren alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces (de andere pakketten).

Het behoud van het huidige niveau van (interne en externe) dienstverlening en de doorontwikkeling staat hoog op de agenda (DOK 2022, programma Dienstverlening, ZBB, Digitale Transformatie, doorontwikkeling vakgebied Bedrijfsvoering, opgave gericht werken). Daarmee wordt op een georganiseerde en effectieve wijze gebouwd aan een robuuste en toekomstbestendige organisatie. Er wordt gewerkt aan het verder verbeteren en optimaliseren van de kwaliteit van de operationele bedrijfsvoeringsprocessen binnen de organisatie. Ook onderzoeken wij verdere samenwerking met de DUN gemeenten op het gebied van Bedrijfsvoering.

Nieuw arbobeleidsplan

Het arbobeleid binnen Dronten is er op gericht het werk zodanig te organiseren dat de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van de medewerkers zoveel mogelijk worden gewaarborgd. Bovendien is het erop gericht dat uitval door ziekte zoveel mogelijk wordt voorkomen. Het arbobeleid richt zich primair op de bron van het eventuele risico in een werkomgeving. Dat betekent dat vooral ingestoken wordt op het voorkomen van gevaarlijke situaties, bijvoorbeeld door bewustwording van medewerkers. Wanneer nodig of verplicht wordt de (werkgerelateerde) gezondheid van medewerkers gemonitord.
Het voorstel is om het arbobudget met € 52.000 te verhogen om goed uitvoering te kunnen geven aan dit arbobeleidsplan. Het arbobudget is dan 10% van de verzuimkosten (à € 1.364.544,70).

• 1. Doel is dat iedereen een positieve dienstverlenende houding heeft en klanten graag bij de gemeente komen. Vanuit de vier V’s (vakmanschap, vertrouwen, verbinding, vernieuwingskracht) werken we aan optimale dienstverlening, waarbij we realistische afspraken maken en onze beloften concreet maken;
• 2. We willen als Bedrijfsvoering wendbaar zijn, want wendbaarheid is de mate waarin je als organisatie in staat bent om te vernieuwen, te innoveren, van richting te veranderen, je aan te passen aan wat zich afspeelt in de maatschappij, in te spelen op wet- en regelgeving etc. Dat lukt als onze medewerkers wendbaar zijn.

- we leggen u geen opties voor.

De Kracht van Dronten geeft aan dat de gemeente van de toekomst veel meer doet mét dan voor de omgeving. Uitgaan van de vraag en kracht van de burger en maatschappelijke partners, vraagt om nieuwe organisatieprincipes; vraag- en resultaatgericht en met meer focus op de eigen verantwoordelijkheid. We krijgen steeds meer te maken met verschillende partijen - privaat, profit- en non-profit - die ook op de veranderende verhoudingen inspelen. Hierbij past een slagvaardige, flexibele en wendbare organisatie. Duidelijkheid over taken die we niet meer uitvoeren, schept helderheid over waar onze dienstverlening wel over gaat.
Het programmaplan Digitale Transformatie beschrijft dat er steeds meer mogelijk is; er zijn nu innovaties die een paar jaar geleden nog verre toekomst leken. Robotisering, kunstmatige intelligentie en grootschalige data-analyse worden al ingezet voor praktische toepassing in het bedrijfsleven en ook de overheid kan hiervan profiteren. Dronten ziet dit als aanleiding om een Digitale Transformatie tot doel te stellen. Een fundamentele omslag dus, naar digitaal (samen)werken, digitale dienstverlening en datagedreven sturing. Vanuit de overtuiging dat dit leidt tot een betere bedrijfsvoering, betere dienstverlening en een solide informatiehuishouding. Maar ook om het fundament te leggen voor structurele besparingen en nieuwe mogelijkheden door automatisering in de toekomst. De gemeenteraad heeft dit pakket in de lage categorie geplaatst. Overhead is volgend op de keuzes in de overige pakketten en staat ten dienste van de inhoudelijke pakketten. Wanneer doelen worden verminderd in de inhoudelijke pakketten kan dat leiden tot minder werkzaamheden, en daarmee tot minder formatie. Dit heeft consequenties in het pakket overhead. Omgekeerd: bezuinigingen in dit pakket kunnen ertoe leiden dat de doelen die nog wel worden nagestreefd minder goed uitgevoerd kunnen worden.
We zien in dit pakket op dit moment al wel mogelijkheden om budgetten te verlagen, zoals de budgetten voor externe inhuur.

In pakket C zijn veel verschillende budgetten opgenomen. Naast de salariskosten van ondersteunend personeel binnen de vakafdelingen en de salariskosten van de teams op het gebied van bedrijfsvoering, zijn er materiële budgetten voor inhuur van extern personeel en voor de dekking van de afschrijvingslasten van investeringen in de bedrijfsvoering. Deze budgetten zouden verlaagd kunnen worden. Daarmee verliest de organisatie voor een de deel de wendbaarheid om in te kunnen spelen op vragen voor extra inzet op onderwerpen. Dat betekent dan dat bij wensen voor onderzoeken, projecten en nieuw beleid een separaat voorstel zal worden voorgelegd om middelen voor de uitvoering hiervan beschikbaar te stellen.
Binnen dit pakket is ook het verplichte budget ‘Onvoorzien’ opgenomen. We laten dit verplichte budget in stand, maar verlagen het wel naar een bedrag van € 1,50 euro per inwoner.
Een verlaging van doelen en middelen in dit pakket, betekent een toename van werk bij bestuur en management. Er wordt namelijk minder ondersteuning vanuit de teams geboden.
In dit pakket is veel verweven met keuzes in andere pakketten of kan een keuze impact hebben op het werk in een ander team. Zo kan bijvoorbeeld, wanneer we communicatie uitingen verminderen, het effect zijn dat inwoners meer telefonisch contact gaan opnemen. Dit betekent dan een toename van werk bij het KCC. Verder vragen veel van de genoemde veranderingen een doorontwikkeling van de digitalisering. Wanneer we de oplossing om taken te wijzigen of te verminderen in digitalisering zoeken, dan kan dit incidenteel extra kosten met zich meenemen om tot de gewenste verandering te komen.
Dit effect zit ook op andere voorstellen, zoals nog leaner organiseren van administratieve processen, dat vraagt eerst meer capaciteit voordat het gewenste effect zichtbaar wordt.
Concreet betekent dit alles op taakniveau dat we het volgende stoppen of verminderen:

• secretariële ondersteuning van bestuur en directie; denk aan taken zoals taken zoals personal assistent en agendabeheer;
• inrichting secretariaten bestuur en vakgebieden (slimmer inrichten);
• ondersteuning vanuit juridische zaken (naar verwachting zijn er minder klachten en bezwaar door de informele aanpak);
• communicatie uitingen (uitgangspunt need to know wel communiceren, nice to know niet meer);
• ondersteuning gidsen/medewerkers (wanneer Participatiegidsen (DK1) grotendeels vervallen, dit zijn taken in inhoudelijke pakketten, vervalt een deel van de taken voor ondersteuning voor gidsen/medewerkers);
• functionaris gegevensbescherming (lager niveau/uitvoering in DUN-verband);
• administratieve capaciteit bij verschillende teams (afschaling door lean organiseren);
• monitoren kwaliteit van stukken; in lijn met eigenaarschap/vakmanschap en eigen verantwoordelijkheid van medewerkers.